Suivi des souscriptions
Centralisez vos dossiers et sécurisez chaque étape de validation
Le module suivi des souscriptions permet aux société de gestion de piloter leurs dossiers depuis une interface claire et centralisée. De la réception du bulletin signé au contrôle des pièces justificatives, chaque étape est suivie avec précision. Les équipes visualisent les documents manquants, traitent les validations internes et fluidifient la transmission des informations vers le teneur de registre, sans double saisie inutile/
Les fonctionnalités du module
Vue dossier centralisée
Retrouvez les informations clés de chaque souscription : investisseur, produit, montant
Complétude documentaire
Identifiez rapidement les pièces reçues, manquantes, en contrôle ou refusées
Workflow de validation
Structurez les contrôles internes jusqu’à la validation finale du dossier
Synchronisation Unicia
Transmettez les informations validées vers le teneur de registre et limitez la double saisie
Un contrôle documentaire simplifié avant validation
Avant de valider une souscription, les équipes doivent s’assurer que le dossier contient l’ensemble des pièces attendues. Le module suivi des souscriptions facilite ce contrôle en regroupant les documents communs au dossier et les pièces propres à chaque souscription dans une vue claire et structurée.
Les pièces peuvent être déposées de deux façons : par l’équipe en charge du dossier, qui ajoute manuellement les documents reçus par mail, ou directement par l’investisseur, qui reçoit un lien vers une page de dépôt dédiée pour transmettre lui-même ses justificatifs.
Les collaborateurs visualisent rapidement les justificatifs déjà reçus, les documents encore manquants et les pièces en cours de contrôle. Cette organisation permet d’identifier les éléments à compléter avant de poursuivre le traitement du dossier.
Lorsqu’un document n’est pas conforme, il peut être refusé avec un motif précis afin de faciliter la correction ou le nouveau dépôt par l’investisseur. Les équipes gagnent ainsi en visibilité et sécurisent chaque étape avant la validation finale.
Gestion des pièces manquantes
Ajout manuel
Ajout manuel
Page de dépôt investisseur
Page de dépôt investisseur
Motif de refus
Motif de refus
Un workflow de validation adapté à votre organisation
Une fois le dossier complété, les équipes peuvent contrôler les informations transmises avant validation : cohérence du montant souscrit, pièces justificatives, données investisseur et documents associés à chaque souscription. Une fois la validation finalisée, l'investisseur est notifié que son dossier est à jour et validé, lui assurant une visibilité complète sur l'avancement de sa souscription.
Le processus peut s'adapter à votre organisation interne. Selon vos règles de gestion, le dossier peut être validé directement par l'équipe en charge du contrôle ou transmis à un niveau supérieur pour une seconde vérification avant clôture.
Cette logique permet de sécuriser le traitement des souscriptions tout en gardant une vision claire des étapes réalisées et des validations restantes.
Retrouvez rapidement les dossiers investisseurs
Recherche plein texte
Retrouvez rapidement une information présente dans les documents du dossier : nom d'investisseur, référence, produit, pièce justificative ou élément de souscription
Recherche par métadonnées
Ciblez les dossiers grâce aux informations associées : investisseur, produit concerné, date, statut ou type de document
Filtre avancé
Affinez les résultats par CGP, SCPI, période ou statut d'avancement afin de prioriser les dossiers à traiter
Listes documentaires
Accédez à des listes de documents selon leur type ou leur état de traitement : bulletins signés, pièces en attente, documents à contrôler ou dossiers validés
Synchronisez vos données avec Unicia
Une fois le dossier contrôlé et validé, les informations peuvent être transmises vers Unicia, le teneur de registre. Les équipes conservent ainsi une vue claire dans Meylly tout en assurant la continuité du traitement dans leur outil métier.
Sans synchronisation, les mêmes informations doivent souvent être saisies deux fois : une première fois dans l’outil interne, puis une seconde fois dans Unicia. Avec Meylly, la synchronisation limite les ressaisies manuelles, réduit les risques d’erreur et fluidifie le traitement administratif des souscriptions.
