Workplace Mairie
Centralisez et accélérez le traitement de toutes vos demandes citoyennes !
Workplace Mairie optimise la gestion documentaire des communes en centralisant les demandes entrantes (courrier, formulaires en ligne, guichet), en automatisant leur traitement et en facilitant la collaboration entre les services municipaux.
Pensée pour répondre aux enjeux des collectivités locales, la solution assure un suivi fluide, sécurisé et traçable des dossiers tout en améliorant la réactivité des services publics. Elle devient un véritable levier de modernisation pour les mairies de toutes tailles :
✓ Un traitement plus rapide et transparent des demandes
✓ Une collaboration renforcée entre les services
✓ Une meilleure expérience pour les citoyens
Pourquoi mettre en place une Workplace Mairie ?
Optimiser la gestion du courrier entrant
La Workplace Mairie permet d'optimiser la gestion du courrier entrant en dématérialisant et en centralisant tous les courriers au même endroit.
Grâce à Meylly, les circuits de diffusion automatiques sont mis en place pour acheminer les courriers vers les bons services, réduisant ainsi les erreurs et les retards.
Réduire les délais de traitement administratif
La gestion des documents municipaux peut vite devenir complexe lorsqu’il faut jongler entre diverses demandes des citoyens, les validations par différents services et les délais légaux.
Une Workplace Mairie centralise les informations et garantit un accès rapide et sécurisé aux documents nécessaires pour traiter les dossiers efficacement.
Faciliter la gestion des dossiers citoyens
La Workplace Mairie simplifie la gestion des dossiers grâce à des modèles prédéfinis adaptés aux besoins des collectivités.
Elle permet un classement structuré, un suivi des versions sans ambiguïté, et assure également des relances automatiques pour respecter les délais réglementaires.
Améliorer la transparence et la conformité
Avec une Workplace Mairie, respectez facilement les obligations légales en matière de gestion documentaire.
La solution garantit une traçabilité complète des modifications, un accès contrôlé aux données sensibles, et facilite les audits pour assurer une transparence totale auprès des citoyens.
gestion du courrier entrant
Avec Meylly, optimise la gestion du courrier entrant en centralisant toutes les demandes et en les transférant simplement aux services concernés. Chaque type de demande prévoit un circuit de traitement et déclenche des actions automatiques de notifications de suivi pour rassurer le citoyen sur la prise en charge de sa demande.
Cela réduit le temps de traitement, sécurise et pérennise les documents, simplifie le partage d'informations entre les agents et les services, élimine les tâches fastidieuses, et contribue à améliorer la qualité des services auprès des citoyens.
Centralisation des demandes citoyennes
Avec Workplace Mairie, chaque demande citoyenne (ex. : actes d'état civil, permis de construire, demandes de subventions…) est automatiquement transformée en un dossier numérique structuré.
Les formulaires intelligents permettent de préremplir les champs obligatoires, réduisant ainsi les erreurs et accélérant le traitement. Les documents sont classés dans des catégories adaptées (urbanisme, finances, etc.), garantissant une organisation fluide et un accès rapide pour tous les services municipaux.
Automatisation des validations administratives
Les workflows intégrés facilitent le transfert des documents entre les différents services municipaux (secrétariat général, services techniques, élus).
Les circuits de validation sont automatisés, ce qui réduit considérablement les délais d’approbation. Des modèles de réponses générés automatiquement selon les demandes citoyennes reçu.
La signature électronique sécurisée permet de valider rapidement les documents officiels tout en respectant les exigences légales. Cela simplifie également la collaboration avec les partenaires externes comme les prestataires ou autres administrations publiques.
Diffusion sécurisée et traçabilité complète
Une fois les documents validés, ils sont automatiquement convertis au format numérique et diffusés via des canaux sécurisés : portail citoyen, envoi par email, ou export vers des plateformes tierces comme Chorus Pro pour les documents comptables ou administratifs.
Chaque transmission est tracée, assurant une parfaite transparence : les agents peuvent savoir qui a consulté, téléchargé ou traité chaque document. Grâce à cette traçabilité, la mairie respecte les obligations réglementaires tout en offrant un accès fluide et sécurisé aux usagers comme aux partenaires institutionnels.
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