Qualité
Rédiger, faire valider et diffuser une procédure qualité implique plusieurs allers-retours entre rédacteurs, vérificateurs et approbateurs, avec le risque de perdre le fil des versions ou d'oublier une validation. Le module Qualité de la GED transverse Meylly structure ce circuit de bout en bout, de la demande initiale jusqu'à la diffusion et au suivi des lectures.
✓ Templates de procédures standardisés selon le type de document à rédiger
✓ Formulaire de demande qui pré-remplit automatiquement le document à produire
✓ Rédaction directe dans Office Web, sans télécharger ni redéposer de fichier
✓ Circuit de vérification et d'approbation avant diffusion en PDF figé
✓ Suivi des lectures obligatoires et de la durée de validité de chaque procédure
Le circuit d'une procédure, de la demande à la diffusion
Un modèle adapté au type de procédure
Selon le type de document à produire, un template standardisé est mis à disposition des équipes : certains éléments doivent obligatoirement figurer dans le document selon la nature de la procédure concernée.
Une demande qui pré-remplit le document
Un formulaire de demande recueille l'objet de la procédure, un résumé, ainsi que le rédacteur, le vérificateur et l'approbateur désignés. Une fois la demande acceptée, le document de travail est automatiquement pré-rempli à partir de ces informations, le rédacteur n'a plus qu'à en rédiger le contenu.
Une rédaction sans aller-retour de fichiers
Le document s'édite directement en ligne, sans téléchargement ni redépôt : la rédaction, la sauvegarde et la soumission pour vérification se font depuis la même interface.
Une double validation avant diffusion
Le document suit un circuit de vérification puis d'approbation. Si une correction est nécessaire, il peut être renvoyé directement au rédacteur avant de repartir dans le circuit.
Une diffusion contrôlée
Une fois approuvé, le document Word est automatiquement converti en PDF pour empêcher toute modification ultérieure, puis diffusé à la liste de lecteurs concernée.
Une seule version applicable, sans ambiguïté
Chaque procédure se voit attribuer une durée de validité définie au moment de son approbation. Dans les dossiers, seule la dernière version validée est conservée : vos équipes ne risquent pas de travailler sur un document obsolète ou une version antérieure encore en circulation.
Un suivi des lectures, pas seulement des documents
Diffuser une procédure ne garantit pas qu'elle soit lue. La solution suit l'avancement des lectures par collaborateur, avec la possibilité de relancer directement celles et ceux qui n'ont pas encore pris connaissance du document, utile pour prouver la diffusion effective d'une procédure lors d'un audit qualité.
Piloter votre démarche qualité
Un reporting dédié donne une vision d’ensemble sur les procédures en cours de rédaction, en attente de validation ou déjà diffusées, ainsi que sur le taux de lecture par équipe ou par document sans avoir à consolider ces informations manuellement.
