DocuWare 7.14 : Workflows, sécurité renforcée et administration centralisée

Authentification en deux étapes obligatoire :

Introduite avec la version précédente, la vérification en deux étapes peut désormais être rendue obligatoire pour l'ensemble des utilisateurs lors de la connexion, permettant d'atteindre un niveau de sécurité supérieur. Une fois cette politique activée, les utilisateurs doivent saisir un mot de passe unique à six chiffres généré par une application d'authentification, comme Microsoft Authenticator ou Duo Mobile, à chaque connexion à DocuWare. Des exceptions restent possibles, utilisateur par utilisateur ou par rôle, pour préserver la souplesse nécessaire à certaines organisations. La configuration de cette politique se fait depuis le composant Sécurité de la configuration DocuWare.


Transfert Cloud-to-Cloud :

Le module Transfert, qui déplace ou copie de gros volumes de documents entre armoires, s'ouvre à un nouveau cas d'usage : le transfert cloud à cloud, d'une organisation DocuWare Cloud à une autre. Cette capacité répond directement aux besoins de consolidation de documents et d'armoires consécutifs à une acquisition d'entreprise, ou, à l'inverse, de séparation lors d'un dérivé d'activité. Elle se configure depuis l'onglet Général du composant Transfert, en s'y connectant à l'autre organisation DocuWare Cloud.


Configuration 100 % dans le navigateur :

Sur le plan de l'administration, DocuWare achève sa transition vers une configuration entièrement accessible depuis le navigateur. Tous les éléments encore présents dans la Desktop App DocuWare Administration rejoignent désormais les Configurations DocuWare, qui deviennent ainsi le point d'entrée unique : les disques des armoires, pour les installations sur site, intègrent la section Stockage de documents ; les connexions de fichiers rejoignent la section Intégrations, avec leurs volets Structure de fichiers et Colonnes, et permettent désormais de téléverser directement les fichiers de connexion sans recourir au FTP ; l'aperçu des droits d'armoire effectifs rejoint le composant Gestion des utilisateurs ; et l'aperçu des connexions de licence, avec le détail des utilisateurs, des types de licence et des applications utilisées, rejoint le composant Paramètres de l'organisation, dans un nouvel onglet Aperçu des licences. Cette relocalisation rend l'ancienne Desktop App DocuWare Administration obsolète, au profit d'un accès unique par navigateur, sans installation locale.


DocuWare Server Manager :

Pour les installations sur site, DocuWare introduit en complément le Server Manager, une nouvelle application de gestion système centralisée qui succède à la fois à DocuWare Administration et à DocuWare Service Control. Installée par défaut sur tous les serveurs DocuWare et accessible depuis le menu Démarrer de Windows ou par Bureau à distance, elle permet en outre de gérer les pools d'applications DocuWare, de tester une connexion à une base de données avant de l'enregistrer, et de modifier une connexion web en une seule étape. Pour profiter de l'ensemble de ses fonctionnalités, un accès administrateur est nécessaire, à la fois côté Windows et côté DocuWare.


IDP : clés API automatiques :

Autre simplification, cette fois pour les environnements IDP : lors de la création d'un nouvel utilisateur ou d'une nouvelle organisation, la clé API se renseigne désormais automatiquement dans la configuration IDP de DocuWare, sans qu'il soit nécessaire de la générer manuellement sur la plateforme IDP puis de la copier. Le bouton Déconnecter reste toutefois actif dans cette configuration : y recourir entraîne la perte définitive de la clé API, qui devra alors être recréée sur la plateforme IDP, notamment en cas de changement de client ou de compte.