DocuWare Export
Exploiter pleinement les données d’index de vos documents
Les documents archivés dans DocuWare ne se limitent pas à un simple stockage : ils contiennent des données à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Le module DocuWare Export permet d’extraire ces données d’index et de les réutiliser dans d’autres systèmes, notamment dans les processus comptables, financiers ou décisionnels.
Meylly, intégrateur DocuWare, accompagne ses clients dans la mise en place de scénarios d’export fiables et automatisés afin de transformer les informations archivées en données immédiatement exploitables.
Des données de facturation directement utilisables
Lors de l’archivage des factures, DocuWare lit automatiquement les informations clés : nom du créancier, date d’échéance, montants, détails des lignes, etc. Ces données servent à l’indexation des documents et facilitent leur recherche.
Grâce à DocuWare Export, ces informations peuvent ensuite être exportées et intégrées dans un logiciel de comptabilité financière ou un ERP. Il devient ainsi possible de générer des écritures comptables complètes directement à partir de DocuWare, sans ressaisie manuelle. Les erreurs sont réduites, les corrections fastidieuses évitées et les coûts de traitement significativement diminués.
Une intégration simple avec les systèmes comptables et ERP
DocuWare Export est compatible avec tous les systèmes comptables et ERP capables d’importer des fichiers au format CSV. La structure des données exportées est entièrement paramétrable afin de correspondre précisément aux conventions du logiciel cible.
Des filtres permettent de sélectionner les documents concernés par l’export, tandis que les champs d’index, (y compris les tableaux de lignes, comme les postes d’écriture) peuvent être transférés de manière structurée. Pour sécuriser les échanges, un champ d’index est automatiquement mis à jour après chaque export afin d’éviter toute double exportation.
Création de tableaux de bord et analyses métier
Au-delà de la comptabilité, DocuWare Export est un outil puissant pour l’analyse des données. Il permet d’extraire des informations ciblées afin de créer des tableaux de bord, par exemple pour le suivi des ventes ou des volumes traités.
Les données peuvent être exportées de manière ponctuelle ou planifiée, ce qui convient parfaitement aux analyses hebdomadaires ou mensuelles. L’entreprise définit précisément les indicateurs nécessaires, comme les montants ou le nombre d’articles par facture, et les récupère sous une forme directement exploitable.
Les bénéfices clés de DocuWare Export
Les exportations peuvent être lancées facilement en un clic ou planifiées selon les besoins de l’entreprise. Les données sont intégrées au bon moment dans les processus existants, sans rupture ni manipulation complexe.
Le format CSV garantit une compatibilité universelle avec les outils comptables, ERP et analytiques. Enfin, la gestion automatique de l’état des données exportées assure l’unicité des traitements et élimine les risques de doublons.