DocuWare Connect
to Mail
Archivage automatique des e-mails et intégration aux processus métiers
Meylly accompagne les entreprises dans la mise en œuvre du module Connect to Mail afin de sécuriser, structurer et valoriser les échanges par e-mail. Les messages électroniques constituent aujourd’hui des documents professionnels à part entière. Leur archivage fiable et leur intégration dans les processus métiers sont indispensables pour garantir la continuité opérationnelle, la conformité réglementaire et l’exploitation optimale de l’information.
DocuWare Connect to Mail permet de collecter automatiquement les e-mails issus de clients de messagerie web tels que Gmail, Yahoo Mail, Hotmail, ainsi que d’autres comptes compatibles Exchange et IMAP, pour les stocker dans une armoire numérique sécurisée. Les communications de l’entreprise sont ainsi protégées contre toute altération et deviennent pleinement exploitables dans les processus de gestion.
Importer et structurer les e-mails automatiquement
Avec Connect to Mail, DocuWare n’intervient pas directement dans le compte de messagerie. Un dossier dédié est simplement surveillé afin de récupérer automatiquement les e-mails, par exemple un dossier « Invoices ». Les messages sélectionnés sont ensuite archivés dans DocuWare, où ils peuvent être traités et consultés dans un cadre structuré.
Seuls les e-mails réellement utiles sont conservés. Si nécessaire, seule la pièce jointe est archivée et le message standard est supprimé. Les e-mails associés peuvent être quant à eux agrafés numériquement afin de reconstituer une correspondance complète. Pour permettre leur intégration dans les processus de travail, les e-mails sont automatiquement enrichis avec des données d’index telles que l’expéditeur ou le sujet.
L’ensemble des documents liés à un projet peut ainsi être retrouvé en un seul endroit, qu’il s’agisse d’e-mails, de contrats, de croquis ou d’autres pièces associées. Une fois les messages archivés, ils peuvent être supprimés de la boîte de réception, contribuant à une organisation plus claire des comptes de messagerie.
Intégrer les e-mails dans les processus de gestion
Connect to Mail permet d’intégrer les e-mails aux processus métiers. Les factures reçues par e-mail sont automatiquement archivées dans l’armoire DocuWare et déclenchent le workflow de validation associé, facilitant le respect des délais de paiement, notamment en période de conditions commerciales avantageuses.
Le module prend en charge de nombreux formats de factures électroniques, dont Factur-X ; les données sont extraites par DocuWare et réutilisées dans les workflows sans ressaisie.
L’archivage centralisé des e-mails permet aux collaborateurs de répondre rapidement aux demandes clients, même en l’absence de l’interlocuteur habituel. Toute la correspondance est accessible dans l’armoire et peut être gérée avec d’autres documents, offrant une vision complète et améliorant l’organisation des contenus liés aux projets, aux clients et à la gestion interne.
Centralisation, accessibilité et conformité
Connect to Mail permet l’archivage des e-mails provenant de tous les comptes Exchange et IMAP. Une fois stockées dans DocuWare, les informations issues des e-mails archivés sont accessibles à tous les collaborateurs disposant des autorisations nécessaires.
Les e-mails étant des documents professionnels soumis à des obligations légales, leur conservation doit répondre à des exigences précises. DocuWare permet de respecter ces contraintes réglementaires en assurant un archivage sécurisé et centralisé. Les e-mails peuvent être retrouvés aux côtés des autres documents pertinents de l’entreprise, dans un environnement cohérent et maîtrisé.