DocuWare Import
Automatiser l’importation et l’indexation des documents dès leur entrée
Meylly, intégrateur DocuWare, déploie le module DocuWare Import pour automatiser l’entrée des documents dans le système de gestion documentaire et sécuriser cette étape fondatrice du cycle de vie de l’information. Importer un document n’est jamais un acte neutre : c’est à ce moment précis que se joue la qualité de l’indexation, la fiabilité des traitements futurs et, in fine, la valeur métier de la GED.
DocuWare permet d’importer automatiquement les documents dans un classeur centralisé, quels que soient leur origine et leur format. Dès l’importation, chaque document est indexé de manière intelligente à partir de ses métadonnées, de son contenu ou, le cas échéant, de codes-barres, sans ressaisie manuelle.
Importation et stockage rapides depuis toutes les sources
Avec DocuWare Import, les documents sont capturés, indexés et stockés automatiquement dans les armoires DocuWare, quelle que soit leur provenance. Les documents papier numérisés depuis un scanner ou un multifonction partagé sont pris en charge au même titre que les documents électroniques issus de dossiers partagés.
Les fichiers générés par les applications métiers peuvent également être importés via la fonction d’impression dans DocuWare, qu’il s’agisse de présentations, de rapports, de factures, de courriers, de contrats ou de schémas techniques.
Dans tous les cas, l’indexation est réalisée automatiquement avant l’archivage, ce qui élimine les saisies manuelles et réduit fortement les risques d’erreur.
Une gestion native des factures électroniques et papier
Le module DocuWare Import est idéal pour l’importation des factures, qu’elles soient électroniques ou papier. Les factures électroniques enrichies de métadonnées XML, au format XML structuré ou PDF avec XML, sont postées et archivées immédiatement. Ce traitement automatisé élimine les opérations manuelles et les solutions intermédiaires complexes, tout en sécurisant les données.
Pour les factures papier, l’ajout de codes-barres 1D ou 2D permet d’attribuer un identifiant unique. Lors de l’importation, ces codes sont automatiquement détectés, assurant l’indexation et le transfert immédiat des documents vers le classeur approprié.
Intégration avec les systèmes métiers et scénarios avancés
DocuWare Import automatise l’import de documents depuis les ERP et autres applications. Les PDF (factures, rapports, notes de frais, etc.) sont transférés sans intervention humaine, et l’impression avancée permet d’archiver directement depuis Excel, Word ou toute autre application via la commande « Imprimer ».
L’assignation automatique assure la cohérence documentaire, par exemple en liant une facture à son bon de livraison archivé, tandis que l’indexation s’enrichit des données existantes pour améliorer la qualité des métadonnées.
Les documents numérisés via des scanners réseau sont distribués automatiquement, DocuWare surveillant les répertoires et transférant les fichiers sans délai.
DocuWare Import prend en charge des scénarios avancés (SFTP, ZIP, conversions, requêtes de bases de données) et se connecte aux applications cloud (CRM, ERP) via les connecteurs iPaaS DocuWare.
Importation de masse et fiabilité opérationnelle
DocuWare Import est conçu pour traiter des volumes importants de documents. Les règles d’importation sont définies une seule fois, puis l’ensemble du processus fonctionne de manière entièrement automatisée. Tous les types de codes-barres courants sont pris en charge, et l’indexation s’effectue de façon fiable et sans erreur.
Cette automatisation garantit une entrée documentaire maîtrisée, homogène et conforme, condition indispensable pour déployer ensuite des workflows, des règles de conservation ou des contrôles réglementaires.