DocuWare Workflow Designer
Automatisation des processus métiers et pilotage des flux documentaires :
Meylly, intégrateur DocuWare, accompagne les entreprises dans la mise en œuvre du module Workflow Designer afin de structurer, automatiser et piloter les processus documentaires transverses. Dans un contexte où les services ventes, finances, ressources humaines ou direction doivent échanger des informations de manière fluide, l’accès à la bonne donnée, au bon moment, devient un levier décisif pour la prise de décision.
Lorsque les processus métiers tels que la gestion des commandes, la validation des factures ou l’intégration de nouveaux collaborateurs sont adaptés à des besoins précis et automatisés, les opérations gagnent en rapidité et en fiabilité, tout en renforçant la productivité globale des équipes.
Un outil simple pour des organisations exigeantes
La solution Workflow Designer de DocuWare permet de concevoir des workflows à l’aide d’une interface graphique intuitive fonctionnant par glisser-déposer. La création de workflows, y compris complexes, ne nécessite aucune programmation. Les différentes étapes sont définies visuellement, puis reliées à des actions qui s’exécutent automatiquement, sans intervention manuelle.
Chaque workflow peut être entièrement personnalisé. Les règles, les conditions et les enchaînements peuvent être affinés à tout moment afin d’adapter précisément le déroulement aux besoins opérationnels de l’entreprise.
Une supervision globale des tâches est assurée. Une personne habilitée peut suivre l’ensemble des actions réalisées par les utilisateurs et intervenir si nécessaire. L’historique des traitements permet de visualiser les actions effectuées, ainsi que les intervenants concernés, offrant une traçabilité complète des processus.
Optimisez vos processus avec les Workflows DocuWare
Dans DocuWare, une activité représente une étape spécifique d'un processus métier. Elle permet d'automatiser le routage des documents, de mettre à jour des données ou de solliciter une décision humaine.
La conception se fait via le Workflow Designer, où il suffit de glisser-déposer ces éléments sur un canevas pour modéliser votre flux de travail
Les étapes et activités clés du workflow
Départ (Start) : C'est le point d'entrée. Il définit le déclencheur automatique du processus et les informations d'identification nécessaires pour exécuter les opérations suivantes
Tâche (Task) : Cette étape requiert l'intervention d'un utilisateur (ex: approuver ou rejeter une facture). Elle peut inclure des instructions et des champs de saisie pour guider l'employé
Tâche parallèle (Parallel task) : Similaire à la tâche classique, mais nécessite l'action de plusieurs collaborateurs avant que le document ne puisse poursuivre son chemin
E-mail (Email) : Envoie des notifications automatiques aux utilisateurs DocuWare ou à des contacts externes pour les informer de l'avancement d'un dossier
Condition : Un moteur de décision automatique qui oriente le document selon des règles prédéfinies (ex: routage différent selon le montant d'une facture)
Assigner des données (Assign Data) : Modifie automatiquement les données d'indexation d'un document, par exemple en récupérant un numéro de commande depuis votre ERP
Service Web (Web service) : Permet d'échanger des informations en temps réel avec vos autres logiciels (CRM, comptabilité) pour synchroniser vos données
Attendre un événement (Wait for event) : Met le workflow en pause jusqu'à ce qu'un document spécifique soit stocké ou qu'une donnée d'index soit modifiée
Temporisation (Time delay) : Introduit un délai d'attente défini (de quelques minutes à 365 jours) avant l'étape suivante, garantissant que toutes les conditions préalables sont remplies