DocuWare 7.12 : Automatisation, conformité et prérequis d'installation
DocuWare 7.12 marque une étape clé en combinant automatisation intelligente, sécurité renforcée et analyses avancées, pour une gestion documentaire plus fluide et conforme. Cette version optimise le traitement des factures électroniques, intègre pleinement l’IA documentaire IDP, et offre des outils d’analyse puissants, adaptés aux exigences strictes des grandes organisations françaises.
Facture électronique :
Avec la version 7.12, DocuWare améliore considérablement le traitement des factures électroniques en permettant d’afficher directement dans la visionneuse les pièces jointes intégrées, telles que les fichiers PDF souvent présents dans les formats XRechnung, FATTURA PA ou ZUGFeRD, où les données XML sont encapsulées au sein du document principal.
Ces pièces jointes sont ajoutées en fin de document sous forme de pages supplémentaires, clairement identifiables via la section « Documents supplémentaires » et le compteur de pages, ce qui facilite leur consultation complète sans rupture dans le parcours utilisateur.
Par ailleurs, grâce à l’import via Connect to Outlook ou Connect to Mail, DocuWare extrait automatiquement les données contenues dans des tableaux complexes, même imbriqués, pour les transférer précisément dans les champs d’index, optimisant ainsi la granularité des informations et simplifiant les processus d’approbation, notamment lorsqu’il s’agit de répartir les postes de facture sur plusieurs centres de coûts.
Cette évolution assure une meilleure transparence, une gestion plus fluide et conforme des factures électroniques, tout en offrant aux entreprises une réponse adaptée aux exigences normatives européennes et une intégration harmonieuse dans leurs workflows métiers.
Découvrez notre webinar réalisé en partenariat avec DocuWare, consacré à l’Intelligent Document Processing (IDP) avec son fonctionnement, ses avantages concrets et l’automatisation intelligente des processus documentaires.
DocuWare IDP :
Avec DocuWare 7.12, la solution Intelligent Document Processing (IDP) se déploie avec une intégration fluide dans les environnements DocuWare Cloud et sur site, apportant un niveau d’automatisation inédit grâce à l’intelligence artificielle, qui permet de segmenter automatiquement des lots de documents même sans séparateurs physiques, de classifier de manière fiable des contenus variés, et d’extraire avec précision des données complexes, y compris dans des cas difficiles tels que tableaux imbriqués ou écritures manuscrites via la reconnaissance HTR.
Cette avancée se traduit par une accélération notable des processus métier, notamment dans les services comptables et les salles courrier, où la classification et l’extraction automatiques des pièces jointes aux e-mails via Connect to Mail réduisent significativement les interventions manuelles et les risques d’erreur, tout en offrant la flexibilité d’ajuster ou de créer des modèles IA adaptés aux spécificités métiers de chaque organisation.
En consolidant la fiabilité des flux documentaires et en simplifiant la capture de données critiques, DocuWare IDP s’impose comme un levier stratégique de transformation numérique, parfaitement aligné avec les exigences françaises de conformité et de sécurité, tout en générant un impact direct sur la productivité et la maîtrise des coûts opérationnels.
Analyses :
La version 7.12 de DocuWare introduit une API d’analyse des processus de travail innovante, offrant aux organisations la capacité d’extraire et d’intégrer facilement des données structurées dans Microsoft Power BI ou d’autres outils analytiques, pour une compréhension fine et en temps réel de leurs workflows métiers.
Cette API, conçue pour garantir la sécurité et la conformité, permet de suivre précisément les indicateurs clés tels que les volumes de documents traités, les délais moyens de traitement ou encore l’identification des goulets d’étranglement, en rendant accessibles des données détaillées sur les durées de tâches, les décisions prises et les erreurs rencontrées.
Couplée au nouveau connecteur Power BI, cette fonctionnalité facilite la visualisation et le pilotage des processus directement dans un environnement familier aux directions métiers et opérationnelles, favorisant ainsi une prise de décision éclairée et agile.
En simplifiant la gestion des ressources, en améliorant la charge de travail et en fournissant une traçabilité précise des opérations, cette avancée répond aux exigences croissantes de transparence et d’efficacité tout en s’inscrivant dans les cadres normatifs français et européens, faisant de DocuWare un levier incontournable de la transformation numérique des entreprises.
Configurations et prérequis techniques d'installation DocuWare 7.12
Configuration générale requise – DocuWare 7.11
- .NET Framework 4.8
- .NET 8
- Windows Server 2016/2019/2022/2025 (x64)
- Microsoft SQL Server 2016 à 2022 ou MySQL 8
Spécificités pour installations sur site (on-premises)
- Le composant « Security » doit être activé et configuré dans la configuration du système : il faudra notamment envisager la liste blanche des domaines URL pour que les liens indexés soient cliquables.
- L’endpoint API « DeleteVersionHistory » est désormais disponible pour gérer l’historique des versions documentaires.
- Le mot de passe utilisateur ne peut plus être modifié par l’administrateur au nom de l’utilisateur ; la procédure devient plus conforme aux attentes de traçabilité.
En résumé, la mise à jour vers la version 7.12 ne doit pas être traitée comme une simple installation : elle implique un audit de l’architecture (connecteurs API, RPA, sécurité, gestion des identités), un test rigoureux, et un accompagnement du changement auprès des directions métiers.