Module de gestion et de suivi budgétaire avec Meylly
Découvrez notre solution de gestion budgétaire avec Meylly.
Automatisez et optimisez la gestion de vos budgets pour une efficacité accrue et une meilleure prise de décision financière.
✓ Automatisez la Gestion Budgétaire,
✓ Suivi Budgétaire en Temps Réel,
✓ Optimisation des Processus Budgétaires,
L’impact d’un manque de visibilité pour l’entreprise
La gestion des achats est essentielle pour répartir les enveloppes budgétaires annuelles par service, contrôler les dépenses et orienter les décisions. Un manque de communication et un mauvais contrôle des budgets entraînent :
Des incohérences entre les données de l’ERP et les factures
Des difficultés à calculer le retour sur investissement de l’année
Une incertitude sur les montants nécessaires pour atteindre les objectifs
La solution de gestion budgétaire pour mieux gérer les dépenses
Lignes budgétaires
Ces lignes, générées dans Meylly, évoluent automatiquement chaque année.
Suivi en temps réel
Une demande d’achat validée augmente le budget consommé et diminue le restant.
Alertes délais
Des mails sont envoyés aux responsables de services concernés.
Sécuriser et contrôler les achats
Demande d’achat
Réalisée via un formulaire (il peut s'agir d'un DocuWare spécifique ou existant) qui inclut le budget, le type de demande, le fournisseur, etc.
Circuit de validation
Un workflow de validation se déclenche à l’envoi de la demande. La complexité varie selon les conditions de l’entreprise, les profils et les délais.
Bon de commande
Une fois la demande validée, un formulaire de commande est utilisé, avec possibilité d'un nouveau processus de validation selon l’activité.
Des achats mieux gérés réduisent le temps de traitement des factures
Meylly récupère les informations de la facture via des fonctionnalités de capture/reconnaissance.
Le numéro de commande permet de rapprocher la commande de la demande d’achat associée.
Meylly identifie le centre de coût associé et automatise l’imputation comptable, injectant les données dans l’ERP.
Le comptable peut ajuster et ventiler la charge sur différents comptes.
Le circuit de validation et de mise en règlement devient plus efficace, améliorant ainsi la relation entre les services comptabilité et achats.
Des lignes budgétaires qui évoluent en temps réel
Les différents services identifient les lignes budgétaires par catégorie, année, code, montant budgétaire, consommé, restant et statut (par exemple, budget dépassé, en cours, etc...).
Vous pouvez suivre ces lignes dans DocuWare ou les synchroniser avec un fichier Excel.
Chaque fin d'année, les responsables créent les budgets de l’année suivante, ce qui permet une parallélisation des lignes tant qu'ils ne clôturent pas la ligne. Cette procédure offre aux acheteurs la possibilité de sélectionner l’enveloppe budgétaire appropriée.
Les utilisateurs peuvent associer les demandes d’achat pour des abonnements annuels à une ligne budgétaire et les répéter les années suivantes. De plus, ils peuvent filtrer par service selon les droits d’accès.
Un parcours utilisateur intuitif
Lorsqu’un collaborateur souhaite acheter quelque chose, il soumet une demande d’achat via son interface.
Il choisit le code budgétaire approprié, voit le budget restant (optionnel) et sélectionne ou ajoute un fournisseur.
Il inscrit le motif, le montant, et joint un devis. Après avoir envoyé la demande, le système la traite, et une fois acceptée, il reçoit un mail pour passer commande.
Le système enregistre le numéro de commande pour la ligne budgétaire.
À la livraison, le collaborateur joint le bon de livraison, et le statut passe à "attente de facturation". Meylly récupère et rapproche les factures automatiquement.
Les bénéfices de Meylly pour la gestion de vos achats et frais généraux
Optimisation de la trésorerie avec une vision en temps réel pour les services achats et comptables autour des demandes d’achats et bons de commande en cours.
Amélioration de la rentabilité trésorerie permettant d’aider les responsables de services dans leurs prises de décisions autour de la rationalisation des budgets par pôle.
Exploitation des données grâce au module d’export permettant de visualiser les différentes lignes budgétaires par service sur Excel ou autres applicatifs.
