Pourquoi intégrer une GED à votre ERP
Intégrer une GED (Gestion Electronique de Documents) à votre ERP (Enterprise ressoruce Planning) constitue un levier stratégique pour améliorer l’efficacité, la traçabilité et la collaboration interne.
Mais qu’est-ce qu’un ERP ? Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui centralise et automatise la gestion des ressources et des processus d’une entreprise (comptabilité, RH, production, stocks, etc.), permettant ainsi d’optimiser l’efficacité et la coordination des activités.
I. Les limites d'un ERP
L’ERP est une colonne vertébrale pour les entreprises, Il en existe plusieurs sur le marché, adaptés en fonction de leur marché, tel qu’Odoo, SAP, Workday, etc.
Sa fonction première est donc de centraliser les informations et automatiser divers processus de gestion (finances, RH, stocks, production, etc.). Cependant, une entreprise gère également un volume massif de documents (factures, contrats, commandes, documents RH…), souvent traités manuellement ou stockés de manière disparate.
Cette gestion inefficace entraîne :
Perte de temps dans la recherche d’informations.
Des erreurs humaines dues à la saisie manuelle.
Un risque de non-conformité aux réglementations.
Une collaboration freinée par des silos d’information.
II. L'apport de la GED dans un environnement ERP
L’intégration d’une GED permet de pallier ces limites avec une gestion fluide et optimisée des documents.
Voici comment cette combinaison transforme le fonctionnement d’une entreprise en 5 points :
Centralisation et accessibilité accrue
Tous les documents sont stockés de manière structurée et accessible depuis l’ERP. Un employé peut retrouver une facture, un bon de commande ou un contrat en quelques secondes sans quitter son environnement de travail.
Automatisation et gain de productivité
Les workflows documentaires sont automatisés : validation de factures, gestion des contrats fournisseurs, suivi des dossiers RH… Cette automatisation réduit les tâches chronophages et limite le risque d’erreur.
Sécurisation et conformité
Une GED intégrée à un ERP garantit que les documents respectent les obligations légales (RGPD, normes comptables, archivage électronique). Les droits d’accès sont paramétrables pour assurer la confidentialité des informations sensibles.
Amélioration de la collaboration interne
Les différents services peuvent consulter et valider des documents en temps réel. Par exemple, le service comptable peut traiter les factures fournisseurs sans attendre un envoi papier ou un mail du service achats.
Réduction des coûts
Moins d’impression, moins de stockage physique, moins de temps perdu à rechercher des documents… L’optimisation de la gestion documentaire génère des économies substantielles.
III. Comment une entreprise peut tirer parti de cette intégration ?
Prenons l’exemple d’une PME du secteur industriel qui gère des centaines de documents chaque jour : bons de livraison, devis, contrats fournisseurs… Avant d’adopter une GED intégrée à son ERP, chaque service traitait ses documents de manière indépendante, occasionnant des erreurs et des retards.
Après intégration :
- Le service achats reçoit automatiquement les bons de commande validés.
- Les factures sont associées aux bons de livraison sans intervention humaine.
- Le service RH accède aux documents des employés en quelques clics.
Résultat : une productivité accrue, une meilleure conformité et une réduction des coûts administratifs.
IV. Un choix stratégique pour l'avenir
Associer un ERP à une GED n’est plus une option mais une nécessité pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion documentaire. Cette intégration facilite la collaboration, renforce la sécurité des données et optimise l’efficacité opérationnelle.
Avec l’essor de l’intelligence artificielle et de l’automatisation, la gestion documentaire continue d’évoluer. Quelles seront les prochaines innovations qui viendront encore renforcer l’efficacité des entreprises ?
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