DocuWare Intelligent Indexing
Transformer l’information documentaire en données exploitables
Meylly, intégrateur DocuWare, accompagne les entreprises dans la mise en œuvre du module Intelligent Indexing afin de supprimer la saisie manuelle des données documentaires et d’en fiabiliser le traitement. Extraire des informations à partir de documents papier ou de fichiers non structurés reste une activité chronophage, coûteuse et source d’erreurs. Pour les organisations qui placent la productivité et la qualité de la donnée au cœur de leurs priorités, l’automatisation de cette étape devient incontournable.
La solution Intelligent Indexing de DocuWare identifie immédiatement les informations pertinentes présentes dans un document et les transforme en données structurées, indexables et consultables au sein de la GED.
Des informations immédiatement exploitables
Intelligent Indexing met en évidence les termes significatifs d’un document et propose automatiquement des valeurs d’index. Les suggestions sont présentées avec différents niveaux de pertinence, matérialisés visuellement, afin de guider l’utilisateur dans ses choix. Il suffit de cliquer sur les termes appropriés pour valider ou corriger l’indexation.
Chaque document traité, ainsi que les corrections apportées, sont conservés en mémoire. Cette capitalisation progressive permet d’accélérer les traitements, de renforcer la fiabilité de l’indexation et de favoriser l’automatisation des processus documentaires. Le système s’améliore continuellement, en s’appuyant non seulement sur les corrections individuelles, mais également sur celles réalisées par l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise.
Traiter efficacement les documents non standardisés
Avec Intelligent Indexing, les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent exploiter simplement des documents qui ne suivent aucun modèle standard, comme les factures ou les bons de livraison propres à chaque fournisseur. Ces documents, historiquement traités sous forme papier ou nécessitant une saisie manuelle fastidieuse, deviennent des sources d’information structurées et exploitables.
Le résultat est tangible. Les collaborateurs se dégagent des tâches répétitives de saisie et peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en bénéficiant d’une indexation plus cohérente et plus fiable.
Une solution intuitive et évolutive
L’ergonomie d’Intelligent Indexing repose sur une interaction simple et naturelle avec le document. Les termes proposés sont mis en évidence de manière claire, avec une indication visuelle de leur pertinence, ce qui facilite la prise de décision et limite les erreurs.
La solution s’enrichit en continu grâce aux documents traités et aux corrections réalisées par les utilisateurs. Cette amélioration permanente permet de maintenir un haut niveau de performance, même lorsque les volumes de documents augmentent fortement. L’évolutivité reste assurée, quel que soit le volume de données à traiter.