DocuWare Forms
Structurer la collecte d’informations et automatiser les processus.
Meylly, intégrateur DocuWare, accompagne les entreprises dans la mise en œuvre du module Forms afin de fiabiliser la collecte des informations et d’alimenter efficacement les processus métiers. Pour garantir une exécution fluide des opérations, il est indispensable de rassembler les données de manière logique, cohérente et exploitable. Cela implique de supprimer le papier, de limiter les saisies manuelles sources d’erreurs et de disposer de fichiers numériques réellement utilisables.
Les formulaires Web modernes répondent à ces enjeux. Ils sont accessibles instantanément depuis n’importe quel appareil et permettent de structurer les données dès leur saisie, afin de les intégrer directement aux processus automatisés.
Un outil flexible au service de la productivité
La solution DocuWare Forms repose sur un éditeur intuitif qui permet de créer rapidement des formulaires Web, sans aucune programmation et sans solliciter les équipes informatiques. Les formulaires s’appuient sur des champs textuels personnalisables, des cases à cocher, des listes déroulantes, des calendriers et des fonctionnalités de chargement de documents, offrant un haut niveau de précision et de sécurité.
Une interface par glisser-déposer permet d’organiser l’apparence des formulaires selon les besoins, tout en conservant une prise en main simple. Une fois le formulaire prêt, il suffit de transmettre l’URL correspondante aux interlocuteurs concernés. Tous les formulaires sont protégés et accessibles dans un cadre maîtrisé.
Avec l’introduction d’un mécanisme de préremplissage basé sur des paramètres d’URL, DocuWare 7.13 apporte une finesse nouvelle dans la gestion des formulaires métiers.
Là où l’utilisateur devait auparavant tout compléter en une seule fois, la plateforme permet désormais d’amorcer une saisie, de la reprendre ultérieurement ou même de la déléguer à un collègue sans perdre l’historique. L’administrateur, de son côté, peut préparer un formulaire avec des données déjà connues, issues d’un workflow ou d’un référentiel, afin de limiter les ressaisies et de sécuriser la qualité de l’information.
Cette approche, qui mêle simplicité et rigueur, répond à des cas d’usage très concrets : demandes RH, validations QHSE, circuits d’achat ou encore collecte d’informations fournisseurs. Elle contribue à renforcer la conformité documentaire en réduisant les risques de saisies incohérentes, même si certaines limites demeurent pour les champs plus complexes comme les tableaux ou les pièces jointes.
Avec cette évolution, DocuWare avance vers une expérience plus continue de la donnée, où le formulaire devient un véritable support collaboratif plutôt qu’une étape isolée dans un processus.
Formulaires Web et automatisation des processus
DocuWare Forms révèle tout son potentiel lorsqu’il est intégré à des workflows numériques multi-étapes.
Les données collectées via les formulaires deviennent immédiatement exploitables et déclenchent des actions automatisées au sein des processus métiers. Les documents générés sont centralisés, archivés et liés entre eux, assurant une continuité et une traçabilité complètes des opérations.
Une connexion universelle et des processus optimisés
Les formulaires DocuWare peuvent être ouverts dans n’importe quel navigateur, sans contrainte technique particulière. Ils sont adaptés à tous les appareils mobiles, ce qui garantit une utilisation fluide en situation de mobilité.
Les formulaires papier existants peuvent être reproduits à l’identique en version numérique, facilitant la transition vers des processus dématérialisés sans rupture pour les utilisateurs.