DocuWare Connect
to Teams
Connecter la collaboration Microsoft Teams à la gestion documentaire DocuWare
Meylly, intégrateur DocuWare, propose l’intégration entre Microsoft Teams et DocuWare afin de relier la plate-forme de communication collaborative à la gestion documentaire. Cette connexion favorise la collaboration, accélère les échanges autour des documents et renforce la sécurité, tout en garantissant un archivage fiable et centralisé.
Les documents peuvent être partagés rapidement dans Microsoft Teams tout en restant archivés de manière sécurisée dans DocuWare. Les utilisateurs peuvent également gérer leurs documents et leurs tâches en cours directement depuis l’interface Teams.
Une intégration adaptée aux utilisateurs de Microsoft Teams
DocuWare Connect to Teams s’adresse en priorité aux utilisateurs dont l’activité quotidienne se déroule dans Microsoft Teams. Les documents issus de listes DocuWare peuvent être ouverts et modifiés directement depuis Teams, sans changer d’outil.
Les échanges, réunions et partages d’informations s’effectuent dans Teams, tandis que les documents partagés sont stockés de façon centralisée dans DocuWare. Ils restent ainsi accessibles aux collaborateurs autorisés, dans le contexte d’autres documents et des e-mails professionnels associés.
Depuis Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent également accéder aux documents et aux tâches en cours dans DocuWare. Cela concerne notamment l’approbation de factures, le suivi d’échéances contractuelles ou l’accès rapide aux documents clients et fournisseurs.
DocuWare et Microsoft Teams en interaction
DocuWare Connect to Teams étend les possibilités d’utilisation de Microsoft Teams en permettant une interaction directe entre la plate-forme de communication et le système de gestion documentaire.
Des documents déjà archivés dans DocuWare peuvent être partagés dans Teams, par exemple en mettant à disposition d’un groupe de projet un devis fournisseur via un lien DocuWare.
À l’inverse, des documents partagés au cours d’une conversation ou d’une réunion Teams peuvent être archivés de manière sécurisée dans DocuWare, afin d’être accessibles à l’ensemble des utilisateurs autorisés.
Il est également possible d’intégrer des listes de documents DocuWare sous forme d’onglets dans des canaux Teams, par exemple pour mettre à disposition des brochures commerciales ou d’autres documents de référence directement dans l’espace de travail collaboratif.
Les tâches issues des workflows DocuWare peuvent être intégrées dans Microsoft Teams. Les utilisateurs disposent ainsi d’une vue d’ensemble de leurs tâches et peuvent les exécuter directement depuis Teams.
Archivage
Les documents provenant de Teams sont archivés à long terme dans DocuWare. Ils sont stockés de manière sécurisée et restent accessibles à tout moment pour les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires, quel que soit le lieu de travail.
Conformité assurée
Les fichiers échangés dans Teams peuvent être considérés comme documents professionnels soumis à des exigences réglementaires. DocuWare les traite comme des documents d’entreprise pertinents, dans le respect des obligations applicables.
Intégration native
L’intégration DocuWare - Teams permet de partager, d'archiver, et d'intégrer des listes de documents entre les deux solutions. Les documents et tâches sont donc facilement accessibles dans l’outil où les utilisateurs sont déjà connectés.
Fonctionnement et composants de DocuWare Connect to Teams
DocuWare Connect to Teams relie Microsoft Teams à DocuWare à l’aide de deux éléments complémentaires.
L’application DocuWare for Microsoft Teams permet d’importer les documents partagés dans les chats et les canaux Teams vers un bac ou une armoire DocuWare. Cette application est disponible dans le Microsoft Store et s’installe dans Microsoft Teams sur le poste de l’utilisateur.
La fonctionnalité de partage via Microsoft Teams permet d’envoyer des documents archivés dans DocuWare sous forme de message dans un chat ou un canal Teams. Pour rendre cette fonction disponible à l’ensemble des utilisateurs, elle doit être activée dans la configuration DocuWare, au niveau des paramètres d’organisation relatifs à l’intégration Microsoft Teams.
DocuWare Connect to Teams est inclus dans DocuWare Cloud.
Dans un environnement DocuWare On-Premise, le module Connect to Teams est proposé comme module complémentaire sous licence. Le système DocuWare doit être accessible depuis Internet et être au minimum en version 7.8.
Les versions prises en charge incluent DocuWare Cloud ainsi que les versions 7.13, 7.12, 7.11 et 7.10.