DocuWare Connect
to Outlook
Archiver et exploiter les e-mails directement depuis Outlook
Meylly, intégrateur DocuWare, propose l’intégration entre Microsoft Outlook et DocuWare afin de permettre l’archivage sécurisé des e-mails entrants et sortants, tout en facilitant leur exploitation dans les processus de travail. Cette intégration s’inscrit dans l’environnement bureautique existant et permet d’utiliser les fonctions DocuWare directement depuis Outlook, sans changer d’interface.
Les pages de recherche DocuWare sont intégrées au client de messagerie, ce qui permet de consulter, archiver et rechercher des e-mails au sein d’un environnement unique.
Ajouter des fonctionnalités d’archivage à Outlook
DocuWare s’intègre nativement à Microsoft Outlook grâce au module Connect to Outlook. Les fonctions DocuWare sont accessibles depuis le ruban Outlook ou via le menu contextuel disponible par clic droit.
Il n’est pas nécessaire de quitter Outlook pour archiver des e-mails ou effectuer des recherches dans le classeur DocuWare. Les principales actions sont directement disponibles dans le client de messagerie.
Les e-mails peuvent être enregistrés manuellement en un seul clic ou archivés automatiquement selon des règles définies. Les messages conservés dans Outlook peuvent être marqués comme archivés. Les doublons ou les messages standard sans valeur informative peuvent, le cas échéant, être automatiquement supprimés.
Afin d’intégrer les e-mails aux processus de travail, DocuWare leur associe les données d’index nécessaires, telles que l’expéditeur ou l’objet. Des informations complémentaires, comme les noms de collaborateurs ou de sociétés, peuvent être ajoutées lors de l’indexation à partir de sources externes, notamment les carnets d’adresses ou les systèmes CRM.
Les recherches dans le classeur DocuWare peuvent être lancées directement depuis Outlook. Les résultats sont affichés dans le client de messagerie.
Ajouter des fonctionnalités d’archivage à Outlook
L’intégration à Outlook permet d’exploiter les e-mails au-delà de leur simple conservation, en les intégrant aux processus de gestion.
Archivage par mail
Une facture reçue par e-mail peut être archivée dans le classeur DocuWare, ce qui déclenche automatiquement un processus de validation. Cela permet de traiter le paiement dans les délais prévus.
Demandes clients
Les collaborateurs répondent rapidement à une demande, même en l’absence de l’interlocuteur habituel. Le classeur offre une vue d'ensemble des échanges, facilitant la continuité du traitement.
Cogestion des mails
Les e-mails archivés sont gérés conjointement avec d’autres documents. Cette approche améliore l’organisation de contenus liés, comme les données de projet, la correspondance client, etc.