DocuWare Autoindex
Enrichissement automatique des données et synchronisation des référentiels avec DocuWare Autoindex
Meylly, intégrateur DocuWare, accompagne les organisations dans la mise en œuvre du module Autoindex afin de fiabiliser l’indexation documentaire et de synchroniser durablement les données entre DocuWare et les autres systèmes de l’entreprise. Dans un système de gestion documentaire, la valeur d’un document dépend directement de la qualité de ses métadonnées. Autoindex répond précisément à cet enjeu en automatisant l’enrichissement des données d’index, à grande échelle et sans ressaisie.
Synchroniser et enrichir les données en continu
Avec DocuWare Autoindex, les données d’index issues de sources externes sont automatiquement récupérées et appliquées aux documents archivés dans DocuWare. Inversement, les informations déjà présentes dans DocuWare peuvent alimenter d’autres systèmes métiers. DocuWare devient ainsi un référentiel documentaire central, connecté de manière fluide à l’écosystème applicatif existant.
Lors de l’arrivée des documents dans DocuWare, une première partie des données d’index est capturée. Autoindex permet d’aller plus loin en exploitant des informations complémentaires stockées dans des bases de données externes, afin d’enrichir automatiquement les documents archivés. Même des volumes importants de documents peuvent être indexés rapidement, avec un haut niveau de cohérence.
Les échanges fonctionnent dans les deux sens. Les métadonnées DocuWare peuvent être écrites dans des sources de données externes, garantissant l’alignement permanent des référentiels.
DocuWare Autoindex est compatible avec différentes sources de données, comme des bases de données, des vues de bases de données, des armoires DocuWare ou encore des fichiers simples, par exemple des extractions CSV issues d’un CRM.
Exploiter les données au-delà des frontières applicatives
Autoindex s’appuie sur les données déjà disponibles au sein de l’entreprise pour automatiser l’indexation et la synchronisation. Cette logique trouve des applications concrètes dans de nombreux processus métiers.
Une facture enregistrée dans un système de comptabilisation, avec son expéditeur, son numéro, sa date et son montant, peut être automatiquement enrichie dans DocuWare à partir de ces informations. Lors de l’archivage d’un bon de livraison pour un nouveau client, Autoindex peut également créer ou compléter l’enregistrement correspondant dans le CRM.
Les bons de livraison signés sont archivés, affectés au bon processus et indexés, ce qui permet de visualiser immédiatement l’ensemble des documents associés en cas de demande. Les contrats peuvent être surveillés automatiquement, une date d’expiration proche déclenchant un marquage et une apparition dans la liste de tâches du collaborateur concerné.
Autoindex permet également des opérations transverses comme la réorganisation des armoires documentaires, par exemple l’ajout d’un nouveau champ d’index sur l’ensemble des documents ou le remplacement d’un type de document existant.
Une connexion universelle et des processus optimisés
Le module Autoindex communique avec les principales technologies de bases de données, telles que SQL, MySQL, Oracle ou ODBC. L’échange de données avec des systèmes comme les ERP, CRM ou solutions RH s’effectue de manière transparente, sans rupture de flux.
Les synchronisations peuvent être déclenchées selon un calendrier défini ou immédiatement après une modification de données, offrant une gestion flexible du temps et des traitements. Les informations ne sont saisies qu’une seule fois, puis réutilisées dans plusieurs systèmes, ce qui réduit les erreurs, améliore la qualité des données et optimise les processus métiers.