DocuWare 7.13 : Workflows, automatisation et prérequis d'installation
DocuWare 7.13 introduit un Workflow Designer entièrement repensé, simplifiant la création et la gestion des processus directement depuis le web. Cette version renforce également la sécurité avec l’authentification en deux étapes et améliore l’automatisation du traitement des factures électroniques, pour une expérience utilisateur plus fluide et conforme aux exigences actuelles.
Le nouveau Workflow Designer Web
La version 7.13 marque une rupture discrète mais décisive dans la manière d’imaginer et d’administrer les workflows DocuWare.
En basculant sur un designer entièrement web, l’éditeur met fin aux contraintes historiques de la Desktop App et propose un environnement où la création de processus devient plus fluide, plus lisible et, au fond, plus maîtrisable.
On y retrouve une interface repensée, des raccourcis plus naturels, une gestion explicite des erreurs et une logique de sauvegarde continue qui sécurise chaque modification.
L’administrateur gagne en agilité : il peut ajuster, réviser ou déployer un processus depuis n’importe quel poste, sans dépendance logicielle et sans interrompre les workflows en production. La migration intégrée des schémas existants permet d’aborder ce changement sans rupture opérationnelle, puisque les versions en cours poursuivent leur exécution sans aucune incidence.
Pour les organisations déjà engagées dans une approche d’excellence opérationnelle, cette bascule vers un designer web constitue un véritable levier de cohérence, à la fois pour harmoniser les pratiques internes et pour industrialiser les processus documentaires avec une précision accrue.
L’identification automatique des factures électroniques
DocuWare 7.13 étend la logique d’automatisation du traitement des factures en franchissant une étape attendue : la reconnaissance native de formats électroniques non basés sur UBL ou CII.
Dans un contexte où les entreprises doivent composer avec une mosaïque d’obligations nationales — FatturaPA en Italie, KSeF en Pologne ou FacturaE en Espagne — cette évolution apporte une réponse pragmatique à la complexité de l’écosystème européen.
En centralisant tous les flux dans une même boîte aux lettres et en identifiant automatiquement le format entrant, la solution simplifie l’intégration, réduit les risques d’erreur et fluidifie l’ensemble de la chaîne achats-fournisseurs.
Chaque format spécifique ne nécessite qu’une configuration unique, tandis que les standards UBL continuent de cohabiter dans une seule et même gestion.
Pour les DAF et les équipes comptables, cette avancée se traduit par une automatisation plus robuste, capable d’absorber les contraintes de la réforme fiscale française à venir tout en préparant sereinement les échanges internationaux.
Le préremplissage des formulaires DocuWare
Avec l’introduction d’un mécanisme de préremplissage basé sur des paramètres d’URL, DocuWare 7.13 apporte une finesse nouvelle dans la gestion des formulaires métiers.
Là où l’utilisateur devait auparavant tout compléter en une seule fois, la plateforme permet désormais d’amorcer une saisie, de la reprendre ultérieurement ou même de la déléguer à un collègue sans perdre l’historique. L’administrateur, de son côté, peut préparer un formulaire avec des données déjà connues, issues d’un workflow ou d’un référentiel, afin de limiter les ressaisies et de sécuriser la qualité de l’information.
Cette approche, qui mêle simplicité et rigueur, répond à des cas d’usage très concrets : demandes RH, validations QHSE, circuits d’achat ou encore collecte d’informations fournisseurs. Elle contribue à renforcer la conformité documentaire en réduisant les risques de saisies incohérentes, même si certaines limites demeurent pour les champs plus complexes comme les tableaux ou les pièces jointes.
Avec cette évolution, DocuWare avance vers une expérience plus continue de la donnée, où le formulaire devient un véritable support collaboratif plutôt qu’une étape isolée dans un processus.
Sécurité et configuration
Avec la version 7.13, DocuWare renforce nettement son socle de sécurité en introduisant une authentification à deux facteurs, répondant directement aux exigences croissantes des équipes RSSI françaises. L’accès repose désormais sur un mot de passe associé à un code temporaire généré via une application mobile, réduisant mécaniquement les risques d’accès non autorisés. L’administrateur peut toujours intervenir en cas de perte du téléphone, préservant l’équilibre entre continuité opérationnelle et niveau de protection.
Parallèlement, l’éditeur fait évoluer son mécanisme d’intégrité documentaire en adoptant l’algorithme de hachage SHA-512. Cette avancée aligne davantage DocuWare sur les standards cryptographiques actuels et sur les attentes de la norme française NF Z42-020, qui encadre les composants numériques dédiés à la conservation sécurisée des documents. L’algorithme s’applique automatiquement aux nouveaux fichiers comme aux versions modifiées, sans contrainte pour les équipes métier.
Enfin, DocuWare clarifie plusieurs zones de configuration en recentrant des paramètres clés dans l’interface unifiée : les utilisateurs d’application de confiance rejoignent désormais le composant Sécurité, la conversion de licences est intégrée aux paramètres d’organisation et la gestion de la passerelle centrale se fait directement depuis les connexions externes. Cette réorganisation structurelle simplifie la gouvernance de la plateforme et offre aux administrateurs un environnement plus cohérent et lisible.
Configurations et prérequis techniques d'installation DocuWare 7.13
Configuration générale requise :
OS supportés : Windows 10/11, Windows Server 2016/2019/2022/2025
Prérequis logiciels : .NET Framework 4.8, .NET 8, Windows Installer 4.5
Navigateurs : Chrome, Edge, Firefox
Installation : droits administrateur local requis
Matériel recommandé : ≥ 2 cœurs CPU, 4–8 Go RAM, stockage SSD
Bases externes : SQL Server 2016–2022 ou MySQL 8 (versions MySQL < 8 non supportées)
Modifications pour les systèmes sur site :
MSMQ supprimé : remplacé par DocuWare Server Messaging (basé Redis)
Obligatoire : SSL/TLS pour toutes les communications
Intelligent Indexing : Windows Server 2019, 4 cœurs CPU, 8 Go RAM
Restrictions installation : mots de passe ASCII uniquement, pas de bindings IIS en wildcard
Stockages obsolètes non supportés : Centera / ECS
Environnements importants : séparation des rôles (serveur, base, full-text) recommandée