Workplace Qualité
Digitalisez et dématérialisez vos processus de création, diffusion et révision !
La Workplace Qualité simplifie la gestion des documents en automatisant leur création, validation, diffusion et archivage. Elle garantit une traçabilité optimale et facilite l’accès aux procédures.
Conçue pour répondre aux besoins des entreprises soucieuses de maîtriser leurs processus internes, elle facilite non seulement la gestion quotidienne des documents qualité, mais peut également être un outil clé dans une démarche de certification ISO 9001:2015 permettant :
✓ Une optimisation du fonctionnement interne
✓ Un renforcement de la satisfaction client
✓ Une amélioration continue des pratiques
Pourquoi mettre en place une Workplace Qualité ?
Réduire les risques d'erreurs
La gestion des documents qualité peut vite devenir complexe lorsqu’il faut jongler entre différentes versions d’une même procédure, assurer leur validation par les bons interlocuteurs et de ne pas savoir si les collaborateurs ont bien pris connaissance des documents mis à leur disposition.
Créer facilement des procédures
La Workplace Qualité simplifie la rédaction des procédures avec des modèles prédéfinis et une codification automatique garantissant un classement structuré et un suivi des versions sans ambiguïté. Elle assure aussi un contrôle précis des validations et lectures, avec relances automatiques.
Préparer la certification ISO 9001: 2015
La certification ISO 9001:2015 renforce la crédibilité de l’entreprise, optimise la gestion des réclamations et améliore l’efficacité opérationnelle, tout en assurant un suivi continu et une amélioration permanente grâce aux audits réguliers.
Création et rédaction
Lorsqu’un utilisateur initie une demande de nouvelle procédure via un formulaire dédié, Meylly sélectionne automatiquement le modèle de procédure correspondant en fonction des champs renseignés et y intègre directement les données du formulaire.
Le rédacteur peut alors démarrer la rédaction sur ce document généré, qu’il peut modifier dans Microsoft Word (local ou en ligne) sans gestion manuelle des dépôts (chaque modification s’actualise automatiquement dans la solution).
De plus, une codification automatique garantit un classement structuré, une traçabilité optimale et une gestion fluide des versions.
Validation et approbation
Le processus de validation et d’approbation s’adapte en fonction du type de procédure afin de garantir un contrôle rigoureux et adapté aux exigences de chaque organisation.
Pour certaines procédures, une simple validation par un vérificateur suffit, tandis que d’autres nécessitent un circuit plus complexe impliquant un approbateur en plus du vérificateur.
Meylly permet également d’intégrer des signatures électroniques, facilitant ainsi l’ajout de signataires externes, tels que des fournisseurs, dans le processus d’approbation. En cas de besoin, la procédure peut être renvoyée en révision avant d’être définitivement validée, garantissant ainsi une conformité optimale avant sa diffusion.
Diffusion et accès aux lecteurs
Une fois approuvée, la procédure est convertie en PDF afin d’empêcher toute modification par les lecteurs et est envoyée aux destinataires via un e-mail de diffusion contenant le document à lire.
Meylly propose une liste de suivi en temps réel, permettant d’identifier qui a ouvert et lu le document, et qui ne l’a pas encore fait.
Des relances automatiques peuvent être envoyées aux utilisateurs n’ayant pas encore consulté la procédure. Grâce à une piste d’audit fiable, il est possible de tracer précisément qui a accédé au document, à quelle heure et depuis quel emplacement, assurant ainsi une parfaite traçabilité et un suivi rigoureux de la conformité des lectures.
Révision et gestion des versions
La révision des documents peut être déclenchée de deux manières.
D’une part, les utilisateurs métier qui utilisent quotidiennement les procédures peuvent identifier des incohérences ou des améliorations nécessaires et signaler ces points au rédacteur et aux valideurs via un formulaire de non-conformité dédié. Le rédacteur peut alors initier une mise à jour, relançant le cycle de validation et de diffusion.
D’autre part, le rédacteur peut anticiper une mise à jour et demander une révision, qui peut nécessiter l’accord des valideurs avant d’être engagée. Une fois la nouvelle version validée, elle remplace automatiquement l’ancienne, qui est archivée. L’historique des versions est conservé pour assurer une traçabilité complète des évolutions documentaires.
Simplifiez vos audits grâce à une organisation optimale
Accès instantané aux documents
Tous les fichiers qualité sont structurés et accessibles en un clic, évitant les pertes de temps lors des audits.
Suivi précis des processus
Les auditeurs visualisent en temps réel les validations et confirmations de lecture via des tableaux de bord dynamiques.
Confidentialité des données
Les documents validés sont inviolables, avec des droits d’accès stricts garantissant l’intégrité des procédures.
Anticipation des audits
Des alertes automatiques assurent que les documents sont à jour et conformes avant chaque contrôle en vérifiant les statuts.
Visualiser notre étude des processus qualité
