Workplace RH
Optimisez la gestion de vos Ressources Humaines !
La gestion des ressources humaines est un pilier stratégique pour toute entreprise. De l’embauche d’un salarié à son départ, chaque étape doit être fluide, conforme aux réglementations et sécurisée. Avec la Workplace RH, les modules Meylly et notre intelligence artificielle offre une solution clé en main qui automatise et structure l’ensemble des processus RH, couvrant :
✓ Le recrutement et l’onboarding des nouveaux collaborateurs
✓ Le suivi des salariés tout au long de leur cycle de vie en entreprise
✓ La gestion des départs
L'intérêt d'une Workplace RH ?
Le succès d’une entreprise repose sur l’épanouissement et la structuration de ses équipes.
Pour garantir un accès sécurisé et conforme aux données des salariés, les services RH doivent dématérialiser leur gestion documentaire tout en structurant les processus clés.
Avec la Workplace RH compémentaire à votre SIRH, les tâches manuelles, la perte de documents et les erreurs administratives disparaissent. Chaque dossier est centralisé, sécurisé et accessible en quelques clics.
Le cryptage des données et la gestion des droits d’accès assurent une conformité totale, évitant tout risque de fuite d’informations sensibles.
Meylly simplifie l’administration, réduit les erreurs et permet aux équipes RH de se concentrer sur l’essentiel : l’accompagnement et l’épanouissement des salariés.
Demande de recrutement et ouverture d’un poste
Demande d’embauche
Demande d’embauche
Processus de validation
Processus de validation
Ouverture du poste
Ouverture du poste
Processus de recrutement
Les candidats postulent en ligne via un formulaire intégré à l’offre d’emploi, en renseignant leurs informations et en joignant leurs documents (CV, lettre de motivation…).
Le RH et le manager concerné analysent les candidatures, sélectionnent les profils et organisent les entretiens. Une CVthèque interne se remplit automatiquement, et les candidats retenus reçoivent une invitation d’entretien par mail.
Si un candidat est sélectionné, il signe son contrat électroniquement et complète sa fiche salarié en fournissant les documents nécessaires. En parallèle, les tâches liées à sa future intégration sont automatiquement déclenchées.
Préparation de l’équipement et complétude du dossier salarié
Une fois l’embauche confirmée, le responsable logistique prépare l’équipement (ordinateur, badge, bureau…).
En parallèle, le salarié remplit sa fiche employé et complète son dossier numérique en fournissant les documents requis (pièce d’identité, RIB, justificatif de domicile…). Le système assure un suivi en temps réel de l’attribution du matériel et de la validation des pièces administratives, garantissant ainsi une intégration fluide et sans erreur.
Suivi des salariés
Tout au long de sa carrière dans l’entreprise, le salarié accède à un espace personnel pour soumettre ses demandes de congés et arrêts maladie, qui sont automatiquement transmises au supérieur hiérarchique et au service RH pour validation.
En cas de changement de situation (adresse, RIB, état civil…), ce dernier peut mettre à jour ses informations personnelles en quelques clics. Un processus de validation sécurisé garantit la conformité et l’actualisation des données dans le dossier salarié.
Offboarding : un départ encadré et sécurisé
Un départ structuré et accompagné
Le salarié remplit un formulaire de départ, déclenchant un processus de sortie automatisé, garantissant une transition fluide et conforme aux procédures internes.
Entretien de départ et feedback
Un questionnaire de satisfaction et un entretien de départ permettent de recueillir des retours constructifs pour améliorer l’expérience en entreprise.
Restitution du matériel et clôture du dossier
Le service logistique valide la récupération des équipements, et le dossier salarié est mis à jour et archivé assurant une gestion conforme et sécurisée.
Une gestion optimisée des congés pour l’entreprise
La Workplace RH ne se limite pas au suivi individuel des collaborateurs, elle permet aussi d’avoir une vision globale sur la gestion des congés dans l’entreprise.
Les administrateurs RH ont accès à des reportings détaillés par service, affichant le nombre total de congés disponibles, ceux déjà consommés et le solde restant. Cela permet d’anticiper les périodes de forte absence et d’assurer une répartition équilibrée des congés payés.
En complément, une vue sous forme de liste permet d’accéder rapidement aux demandes de congés et d’arrêts maladie de chaque service, avec un suivi clair et détaillé des validations en cours.
Processus sur mesure
Implémentez l'ensemble des étapes relatives au cycle de vie des collaborateurs au sein de votre entreprise (de l'embauche au départ).
Gestion des dossiers
Centralisez l'information, facilitez sa diffusion (piste d'audit fiable). Impliquez vos équipes via des formulaires et une complétude des dossiers salariés.
Indicateurs précis
Visualisez des données en temps réel afin d'avoir une vision à 360° de l'activité pour vous accompagner dans la prise de décision.
Engagement des équipes
Proposez un parcours utilisateur optimale avec nos interfaces intuitives et ergonomiques pour améliorer l'engagement des collaborateurs.
Gain de temps
L'automatisation des tâches, les contrôles automatiques et l'assistance à l'indexation simplifient la gestion du personnel.
Expérience utilisateur
Solution cloud respectant la RGPD. Les utilisateurs bénéficient de réponses plus rapides et d'un espace gestionnaire optimisé.
Valorisez vos données avec l'IA
Libérez votre organisation pour en finir avec les silos documentaires afin d’encourager l’innovation au travers d’une meilleure collaboration.
La constitution d’une base de données fiable et exploitable est essentiel pour vous assister dans la prise de décisions. C’est pourquoi, notre intelligence artificielle vous accompagne dans la traduction de ces données en enjeux stratégiques.
Développement durable
Proposez une gouvernance documentaire avec une solution permettant d’entamer une trajectoire numérique vers le “zéro papier”.
Nous traitons l’ensemble de la chaîne de valeur documentaire en commençant par la digitalisation des documents, la reprise d’historiques papiers, nos connecteurs vers vos applications métiers (SIRH, signature électronique…) et l’archivage numérique.
Plateforme Cloud
Offrez un environnement de travail mobile et flexible afin de répondre aux contraintes de mobilités et de sécurité souhaitées par vos équipes.
Notre plateforme répond à l’ensemble des mesures de sécurité en garantissant un accès immédiat aux documents de votre entreprise. Libérez les équipes informatiques en sous-traitant la maintenance et le support de votre application.
Visualiser notre étude des processus RH
Quelques chiffres en 2025
Les priorités exprimées par les responsables RH sont
Questions fréquemment posées
Le dossier personnel dématérialisé peut contenir les documents pertinents relatifs à chaque employé, tels que le dossier de candidature, les fiches de paie, les arrêts maladie, les demandes de congés, les certificats de travail ou les attestations de formation.
Les dossiers numériques du personnel sont généralement plus sûrs que les dossiers papier, car ils peuvent être protégés contre tout accès non autorisé. DocuWare s’appuie pour cela sur différentes mesures de sécurité telles que les concepts de rôles et d’autorisations, le cryptage et les sauvegardes de données. Cela permet de garantir que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains.
Les entreprises peuvent gérer les droits d’accès à l’aide de rôles et d’autorisations afin de s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès au dossier personnel en question. Il est également possible de définir des droits d’accès à granularité fine à des documents ou informations spécifiques.
DocuWare offre de nombreuses possibilités d’automatisation des processus RH, de la gestion des candidatures à l’on-boarding, en passant par l’envoi des fiches de paie et la gestion des absences.
DocuWare propose des modèles et des configurations faciles à utiliser pour différents scénarios d’application, ce qui vous permet d’être opérationnel en quelques jours seulement. Bien entendu, DocuWare peut également être personnalisé. La durée de mise en œuvre de DocuWare dépend de la complexité des besoins de chaque entreprise.
